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事務職へ転職する時に知っておきたい3つのポイント

簡単な入力作業を行う一般事務から一部上場企業の社長秘書まで一言に事務といってもその内容は千差万別。求人数も非常に多いのでどれが自分に最適なのか迷ってしまうほどです。

ここでは経験者から未経験者まで事務職に転職を考える人に向けて役立つ情報を3つのポイントにまとめてご紹介しています。

 

3つのポイント

  1. 事務職に必要なスキルは?
  2. 事務職に必要な資格は?
  3. 求人サイトの活用法

 

事務職に必要なスキルは?

事務職に転職を考える場合どのようなスキルが求められるのでしょうか?事務=パソコンを使った仕事というイメージを持ちがちですが、実際のところは対人の仕事を行うケースが多くあり、それによって求められるスキルも定まってきます。

事務職になるとパソコンを使った入力作業はもちろん、電話対応、営業メンバーのサポート、備品管理、来客対応等、非常に広範囲に渡って社内全体の仕事に関わっていくことになります

ここでは一般事務に転職をする場合に最低限求められるスキルについて紹介します。

 

ビジネスマナー 

営業職が会社の看板を背負って社外で人と接しているように、来社された方にとっては窓口となっている受付や事務職の方が会社の顔になります。そのため、営業職のメンバーと同様に最低限のビジネスマナーが求められますし、言葉使いや接遇は相手の会社に対する印象を決める重要な要素になります。

 

コミュニケーション能力

来社されるお客様の対応と同等に重要になってくるのが社内の仲間との人間関係です。特に営業職のサポートをしている営業事務などでは営業マンが如何に外で能力を発揮し業務を円滑に進められるかは事務員の腕の見せ所です。

営業マンも事務員からかゆいところに手が届くようなサポートが得られるとより一層能力を発揮できるようになりそれは会社全体の利益に直結します。

逆にその連携がうまく取れない場合は、書類不備や業務の滞りが起きて社内だけでなく社外にも迷惑をかけてしまい時にはクレームに発展してしまうこともあります。社外だけでなく、社内の仲間とのコミュニケーション能力が問われるところです。

 

業務処理能力

事務職には社内の様々な仕事が振られます。毎日のルーティーンワークから定期の入力作業、突然の依頼案件など子育て中の主婦のように優先順位を瞬時に見極めて漏れがないようにタスク管理をし処理していかなければなりません。

入力作業が早いというだけでなく、何が緊急で何が重要か納期に遅れはないかを常にチェックしミスなく業務を遂行していく能力が求められます。

 

事務職に必要な資格は?

事務職に転職を考える場合どのような資格が必要なのでしょうか?求人募集の内容によって求められる資格は多岐に渡りますが代表的な資格について見ていきましょう。

 

Excel・Word・PowerPoint

やはり事務職であればExcel・Word・PowerPointは基礎スキルとして覚えておくと良いでしょう。ただし募集要項に必須項目として明記されている場合を除いて経験がなくても採用される場合はありますし、逆にその会社特有のシステムやソフトを使用している場合は仕事をスタートしてから覚えることになりますのでそのあたりは面接の時に確認しましょう。

 

簿記・秘書検定

簿記や秘書検定も事務職に代表される資格ではありますが特別な仕事を除いて一般事務では必須項目になっているケースはほとんどありません。ただ、仕事の幅を広げたり今後のキャリアアップを考えると取得しておくと役立つ資格です。

また、語学・会計・システムなど将来進みたい道や修得したいスキルが明確な場合は、それに準じた資格を持っていると一番良いですが、資格取得を目指して勉強しておくだけでも入社してからスムーズに業務を覚えられますし採用の面接時にもアピールポイントになります。

 

求人サイトを活用法

事務職に転職する場合、求人サイトで検索すれば非常に多くの求人が掲載されています。そのため求人数には困りませんがどれが自分に一番ぴったりなのか見極めるのは難しくなります。

ここでは自分に最適な事務職の仕事を見つける為の求人サイト活用法を紹介していきます。

 

求人サイトの特徴を把握する

求人サイトにはそれぞれ異なった特徴があるのでそれを理解して活用するのが自分にあった仕事を見つける第一歩になります。

働きたい業種や職種が明確な場合はそれに特化している求人サイトや特集を組んでいるサイトを利用するのが良いですし、特別なスキルや資格を持っている場合はそれを検索条件に入力して絞り込み検索ができるサイトを利用するのが良いでしょう。

自分が希望する条件に優先順位を付けておくとサイトを利用する時に効率良く求人を探すことができます。

 

経験者が事務職へ転職する場合

事務職経験者が他の事務職に転職を考える場合、志望動機や自己PRがとても重要になります。なぜ以前の職場を辞めたのか、なぜその会社を志望しているのかを採用担当者に納得してもらい、かつ、自分に興味を持ってもらう必要があります。

今は書類で1次選考を行う企業も多いので書面で自分の強みを如何にアピールできるかが最初の課題になります。

特に初めての転職の場合は自己PRをうまく書けないことが多いのでそんな時は転職サイトのお役立ち情報を参考にしたり、転職支援のコンサルタントに直接指導してもらったりするのが良いでしょう。

ほどんどのサイトがコンサルタントの相談を無料サービスで行っているので費用の心配をせずに相談ができます。

 

未経験で事務職へ転職する場合

未経験からの転職で一番多いのが営業職からの転職です。前半でも述べたように営業で培ったコミュニケーション能力やタスク管理能力は事務職でも大いに役立てます。

この場合も経験者のケースと同様に自分のスキルや能力といった独自の強みを企業側の求めていることと如何にマッチングさせてアピールするかがポイントになります。

プロの転職コンサルタントは企業や採用担当者が求めている人物像を把握しているのでそのツボを押さえた自己PRの作成を手助けしてくれますし、さらに面接時の対策を指導してくれる場合もあります。

自分のキャリアプランを明確にして相談するとそれにぴったりな企業と自分をうまく結びつけて転職成功に導いてくれる心強い味方になります。

 

求人サイト利用の隠れたメリット

求人サイトは希望する条件の求人を探すのに便利なだけでなく、所属するコンサルタントの存在は転職の成功を大いに助けてくれます。

特に業種に業界に精通しているプロのコンサルタントは一般に公開されていない非公開求人を保有しているので自分だけでは見つけられない隠れた求人を紹介してもらえる場合もあります。

事務職の求人はどのサイトも扱っており求人数も多いので自分に最適の求人を見つけるには一苦労しますが、求人サイトやコンサルタントをうまく活用すると意外とスムーズに転職成功に繋がります。

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