就活で人事に好印象を与えるメール例文のマニュアル

就活で人事に好印象を与えるメール例文のマニュアル

就職活動をする際には、一般的に企業の人事部の人とのやりとりが必須になってきます。就職活動は、面接やエントリーシートだけではなく、応募したその瞬間から、採用がスタートしていることを忘れてはいけません。

特に就職活動時の採用担当者とのメールは、手を抜いてはいけない部分です。近年はSNSが発達しており、SNSで採用担当者とやり取りを行うといったこともあるようですが、そう言ったやりとりの中でも、言葉遣いやメールでのマナーに気をつける必要があります。

そこで、今回は新卒採用で人事経験者が人事に好印象を与えるメールの例文をご紹介します。メールに自信がない方や、もう一度確認しておきたいといった就活生のみなさん、ぜひ参考にしてみてください。

 

1.メールを送る前にこれだけは確認しておこう

メール 送る前 確認

近年はインターネットの発達により、どのようなメールを送れば良いかなどは検索すれば出てきます。そのため、勉強している就活生も多く、人事をしていると多くの就活生がメールの内容がしっかりできています。

ですが、そう言った内容がしっかりしている就活生に限って、件名が無かったり、明らかにテンプレートを丸写ししてきたのだろうなと感じさせられるメールであったりで、期待した分、少し残念だなと感じてしまうことがあります。

 

件名は見ただけで目的が分かるように

就活の際に、件名を空白で送信するのは絶対にNGです。人事担当者は、何十人、何百人ものメールを確認し返信しなければなりません。そのため、件名を見て、日程調節など、すぐに返信しなければいけないメールか、そうではないものか、など優先順位を判断したりします。人事にとって、件名の入っていないメールは、いちいち中身を確認しなければならずとても手間に感じてしまいます。

基本的にメールに件名を入れるのはマナーであり、件名を入れていないと「メールのマナーについて知らないのだな」と思われてしまいますので気を付けましょう。

また、件名を入れる際には、そのメールにどのような要件が書かれているのかが、件名を見ただけで分かると理想的です。例えば、面接の日程を調整してもらいたい時のメールであれば、「面接日程の再調整のお願い 【名前】」といった件名であれば、一目でメールの要件が分かります。

 

メールアドレスには気をつけよう

普段、メールを使用していない人は、メールアドレスについてあまり考えていないかもしれませんが、メールアドレスはとても重要です。人事は見ています。

 

下品な単語や恋人の名前などはNG

例えば、メールアドレスで下品な単語を入れていたり、恋人の名前を入れていたりすると、人事の人によってはマイナスなイメージで捉えられる場合もあります。

そのため、基本的には自分の名前であったり、シンプルなメールアドレスが良いでしょう。例えば、山田花子さんであれば「y.hanako@◯◯.〇〇.〇〇」といった形になります。メールアドレスからも、その人がどのような人なのか分かりますので、気を付けましょう。

 

基本的にはPCのアドレスを使用する

就職活動で採用側とやり取りをするアドレスは、基本的にパソコンのアドレスにしましょう。最近は、スマートフォンでもパソコンのメールを見ることができますし、私的なメールと就活時のメールアドレスは分けて管理するようにしましょう。社会人としてのマナーとも言えます。

 

ファイルを添付するときのファイル名はしっかりつける

エントリシートや何か提出物をメールで添付する際には、必ず添付するファイルの名前が付いているか確認しましょう。また、ESといった省略した言葉ではなく、しっかり「〇〇会社様 エントリーシート【学校名・名前】」と言った形でしっかり名前をつけましょう。

心配な方や、メールに不慣れな方は、1度、試しに自分にテスト送信して、どのような形で届くのか確認してみると良いでしょう。

 

メールは24時間以内に返信するのが基本

人事からメールや電話が来ていたら基本的には24時間以内に返信をしましょう。ただし、返信はできるだけ会社の営業時間内に行うようにしましょう。深夜や早朝、会社の祝日などに返信しても人事の人が見る可能性は低いですし、会社が休みの日に返信しても見られる可能性は低くなっています。

 

CcやBccを理解してますか?

メールの宛先欄には、Toの他にCcやBccといったものがあります。しかし、この意味をしっかり理解している人は少ないのではないでしょうか。就活の際にはCcやBccを使用することは滅多にないかと思いますが、意味を理解していないと、Toで送るはずのメールをCcやBccで送っているなんて就活生も中にはいますので、気を付けましょう。

 

To、Cc、Bccの違いとは?

To、Cc、Bccの違いとは何でしょうか。それぞれの意味を理解しておきましょう。

  • To → メールを見てもらいたい人、メールを送りたい相手(就活の場合はやり取りをしている人事部の人) 
  • Cc → Toに入れた人以外で、メールを見て欲しい人(Toの人に送ったので、念のため見ておいてくださいねという意味)
  • Bcc →ToやCcに入れた人以外で、メールを送りたい人(Bccに入れた人のアドレスはToやCcでは表示されなくなっている)

これらの知識は、社会人になってからも必要とされる知識ですので、今の内からしっかりと学んでおきましょう。

 

企業名は絶対に省略しない

大手企業などでは、一般的に知られている名前が正しい社名を省略しているものであることがあります。それを知らずに省略した社名をメールで使用するのは、メールのマナーではNGで失礼な行為になります。そのため、メールで企業名を使用する際は、絶対に省略しないようにしましょう。

企業のホームページの会社概要などに、必ず正しい社名が記載されていますので、事前に確認しておきましょう。

また部署が分からない場合は省略し、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載します。

 

返信メールでは件名を変えない

就活の際の企業とのやりとりで、毎回、新規メールで送る就活生がいますが、基本的には、相手へ返信のメールを送る際には、返信メールを使用します。

また、返信メールを送る際には、件名は変更しないのが基本です。件名に「Re:Re:Re:Re:」の文字が続いてしまう場合は、「Re:」を1つだけ残してあとは消します。

ただし、「面接日程の調整の件」から「選考結果についての件」など、メールの内容が変わる場合は、メールを新規作成し件名を変更します。

 

返信メールの本文は消さない

返信メールを使用する際に、下記にこれまでのメールのやりとりが表示されますが、これは消しませんし、消してしまうと、返信メールの意味がなくなってしまいます。

返信メールは、どのようなやりとりがあって、それに対する返信のメールになるわけですから、消してしますと、新規メールと同じになってしまうのです。

 

2.新卒就活で会社説明会に参加する際のメール例文

新卒就活 会社説明会 参加

就職活動では、企業研究がとても大切になってきます。そのため、会社の会社説明会に参加する就活生がほとんどではないでしょうか。

会社説明会に参加する際には、就活のサイトから参加応募をして参加することが多いでしょうが、中には、人事部と日程のやり取りや参加にともなって連絡を取り合うといったこともあると思います。

そこでここでは、会社説明会に参加する際のメール例文をご紹介します。

 

会社説明会へ参加する際の申し込みメール

件名:◯月◯日会社説明会への参加申し込み【〇〇大学・名前】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

突然のメール失礼します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)と申します。

現在就職活動を行っており、〇〇業界への就職を希望しており、貴社の〇〇に魅力を感じております。

つきましては、◯月◯日(◯)〇〇時に開催予定の会社説明会に参加させていただきたく、メール致しました。

お忙しい中、恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申しあげます。

 

————————————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ 
住所 :◯◯
電話:◯◯
e-mail:◯◯

————————————————

 

会社説明会の日程連絡に対する返信メールの例文

 

件名:◯月◯日会社説明会への参加申し込み【〇〇大学・名前】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

突然のメール失礼します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)と申します。

先日は説明会の日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

◯月◯日◯時に貴社へ、必要書類(参加票、エントリシート)持参の上お伺いいたします。

ご担当者様よりお話を伺うのを楽しみにしております。

当日はよろしくお願い申し上げます。

 

————————————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ 
住所 :◯◯
電話:◯◯
e-mail:◯◯

————————————————

 

3.新卒就活でエントリーシート提出時のメール例文

新卒就活でエントリーシート提出時のメール

志望する企業が決まったら、次にエントリーシートを提出します。郵送で送る際には、送付状を一緒に送るのが常識ですが、メールでの添付での提出の場合は、メールの文章に気をつけましょう。

 

件名:エントリーシートのご送付【〇〇大学・名前】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

突然のメール失礼します。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)と申します。

現在就職活動を行っており、〇〇業界への就職を希望しており、貴社の〇〇に魅力を感じております。

つきましては、貴社選考のエントリーシートを作成しましたので、提出をさせて頂きたく存じます。

お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、お手すきの際に、ご確認を頂ければ幸いでございます。

何卒よろしくお願い申しあげます。

————————————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ 
住所 :◯◯
電話:◯◯
e-mail:◯◯

————————————————

添付するエントリーシートのファイル名は「〇〇会社さまエントリーシート【大学名・名前】」に変更しておきましょう。

また、エントリーシートをメールで送る際に、個人情報が気になる場合は、パスワード設定を設定することも可能です。

パスワード設定までできている就活生はそれほどいないため、他の就活生より好印象を与えることができるかもしれません。

 

4.新卒就活の面接日程に関してのメール例文

新卒就活の面接日程に関してのメール

就活生の場合、大学の授業やその他の企業の説明会や選考と日程が重なってしまうこともあるとも多いでしょう。ここでは、面接時の人事との連絡に関するメールの例文を説明していきます。

 

面接日程を変更してもらいたい時のメール例文

件名:面接日程の再調整のお願い【〇〇大学・名前】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

お世話になります。

貴社の新卒採用に応募いたしました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)です。

この度は、書類選考結果のご連絡を賜り、ありがとうございました。

ご指示いただいた面接日程(〇月〇日)に伺うべく時間調整を試みましたが、〇〇のため、どうしても貴社にお伺いすることができません。

勝手なお願いで、大変申し訳ないのですが、下記より貴社のご都合が宜しい日程をご指定いただき、面接日程を改めて調整させていただけないでしょうか。

【面接候補日】
〇月〇日(月)〇時~〇時

〇月〇日(月)〇時~〇時

〇月〇日(月)〇時~〇時

 

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

————————————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ 
住所 :◯◯
電話:◯◯
e-mail:◯◯

————————————————

 

面接日程を調整してもらった後のお礼メールの例文

件名:面接日程の再調整のお礼【〇〇大学・名前】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

お世話になります。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)です。

この度は、お忙しい中、日程についてご調整いただき、感謝申し上げます。

それでは、下記日程に貴社へ、必要書類(参加票、エントリシート)持参の上お伺いいたします。

 

【面接日程】

日時:〇月〇日(月)〇時~

場所:〇〇

貴重なお時間を頂けて、大変嬉しく思っております。

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

————————————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ 
住所 :◯◯
電話:◯◯
e-mail:◯◯

————————————————

 

5.新卒就活の面接お礼メール例文

新卒就活の面接お礼メール例文

面接が終わった際には、面接のお礼メールを行いましょう。人事も人間ですので、送られて悪い気はしませんし、次回の選考に進んだ際には、少し意識して見てもらえる場合があります。

 

件名:〇月〇日の面接のお礼【〇〇大学・名前】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇様

 

お世話になります。

本日面接をしていただいた、〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)です。

本日はご多忙な中、面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。

〇〇様のお話を伺うことで、〇〇を知ることができ、ますます貴社の社員として働きたいという気持ちが強くなりました。

また、〇〇についてもお話しいただき、感銘を受けました。

面接が良い結果となった場合には、一層努力し自分を高めていく所存です。

ご面接いただきました〇〇様に、くれぐれもよろしくお伝えくださいませ。

ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。

取り急ぎ、末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

 

————————————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ 
住所 :◯◯
電話:◯◯
e-mail:◯◯

————————————————

面接の担当者の名前を覚えておくことがポイントです。反対に、担当者の名前が曖昧であれば、入れるのをやめましょう。間違っている場合、大変失礼になります。

また、採用時期には、人事部は大忙しですから、返信が不要であるということを入れておくと良いでしょう。

 

6.ちょっと待って!メールを送る際の最終チェック項目

メールを送る際の最終チェック項目

メールを送る前には必ず確認をしましょう。メールを送ってからはもう後戻りできません。メールで人生が変わってしまうかもしれないという気持ちで最新の注意を払いましょう

ここでは、メールを送る前に簡単に確認出来る最終チェック項目を紹介していきます。参考にしてみてください。

  • 件名は見ただけで目的が分かるか
  • メールアドレスはPCのアドレスか
  • ファイルを添付するときのファイル名はしっかり付いているか
  • メールは24時間以内に返信できているか※1
  • 相手のアドレスはToに入れたか
  • 相手の名前や会社名、アドレスが間違っていないか
  • 企業名を省略していないか※2
  • 返信メールで件名を変えていないか
  • 本文はできるだけ分かりやすく端的に
  • 相手のことを考えてメールを作成したか
  • 誤字がないかチェックしたか

※1返信が遅れた場合には、お返事が遅くなり、申し訳ございませんといった言葉を入れる。

※2株式会社を(株)と省略するのもNG

上記を確認した上で、家族や友人などに確認してもらえば、完璧です。ぜひ、人事や採用担当者に好印象を与えて、内定を勝ち取ってください。

 

7.まとめ

就活 メール まとめ

近年はSNSの発達により、就職活動で初めてメールを使用したという就活生も見られるようになってきました。たかがメールと思う就活生もいるかもしれませんが、メールを受け取る採用側は社会人であり、社会人として働いていく上ではメールマナーは基本中の基本です。

そのため、メールの本文を見れば、就活に対する取り組み方やその人の人が採用側には分かるものです。

もしも採用の権限を持っている人が、あなたのメールを見ているかもしれないと考えたら、1つ1つのメールにもっと気を配ることができるのではないでしょうか。

もしも、メールに自信がなければ、周りにいる家族や友人、先輩、知り合いなど社会人の先輩に確認したり、教えてもらうと良いでしょう。

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