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一般事務職への転職で採用されやすい人の特徴

一般事務職への転職で採用されやすい人の特徴

一般事務の仕事は、特に女性には非常に人気があります。そのため専門的な知識を必要としない企業や未経験者を受け入れている企業の求人には応募が殺到してしまい、一般事務職への転職はなかなか決まらない…という実態もあります。

しかし、このような状況でも多くの企業から内定を勝ち取っている人がいるのも事実です。一般事務職に採用されやすい人とされにくい人の違いは一体何なのでしょうか?今回は一般事務職への転職で採用されやすい人の特徴をご紹介します。

清潔感があり、丁寧な話し方ができる人

面談風景

一般事務職といえば、「パソコンを使う仕事」というイメージが強いと思います。だから、「高度なパソコンスキルを持っていたり、資格を持っていたりする人が採用されやすいのでは?」と考えがちですが、これは間違いです。

もちろん、そういった高いスキルや資格を必要としている企業もありますが、大多数というわけではありません。どのような企業の採用においても間違いなく重要視しているのは、見た目の「清潔感」と「丁寧な話し方」ができるかどうか、という点です。

清潔感があるか

これは何も一般事務職に限ったことではありませんが、面接において最も重要視されるのは見た目の「清潔感」です。そして一般事務職の採用で重視される理由は、一般事務の仕事内容のひとつに「お客さま対応」が入ることが多いから。事務所の中には、色々な外部の方が出入りします。事務所にいる一般事務職社員の見た目がだらしなくては、企業イメージに関わってしまうのです。

また、他の社員さんをサポートするような、言ってしまえば地味な仕事が多い一般事務職には、真面目さやコツコツと仕事に取り組む姿勢が求められます。面接には、そういった姿勢が伝わる服装や身だしなみで挑むべきでしょう。

丁寧な話し方ができるか

見た目と同じくらい、場合によってはそれ以上に大切なのは「話し方」です。一般事務の仕事のうち、最も大切な仕事の1つに「電話対応」があるからです。

会社には色々な人から電話がかかってきます。大切な取引先の方からの連絡をはじめ、新規のお客さんからの問い合わせや、時にはクレームの電話もあるでしょう。電話では顔が見えませんから、はじめに電話に出る一般事務職の人の声色や話し方によって会社のイメージが決まると言っても過言ではありません。どのような人にも良い印象を与えるような丁寧な話し方ができる人は、採用されやすいと言えるでしょう。

相手の立場に立ち、細かいところに気が付ける人

スーツを着てオーケーサインを出す女性

一般事務職の人求められるスキルとして重宝されるのが、「相手の立場になって考え、行動できる」という事。これは、一般事務の仕事内容が多岐にわたっていることが理由です。

毎日のルーティンワークの他に、電話を1本かけて欲しい、FAXを送信して欲しいというようなすぐに終わる仕事から、複雑な資料や報告書の作成まで、色々な種類の仕事を色々な立場の社員に依頼されます。仕事を依頼する側の立場に立ち、細かいところに気を配って仕事ができる人こそ、「仕事ができる人」なのです。

面接でこれまでの仕事の内容や仕事に対する取り組み方について語る中で、次のような一面をアピールすることができれば採用されやすくなるでしょう。

相手の立場に立って仕事に取り組めるか

例えば、「Aというクライアントの●●さんに送る、こういう資料を作成して欲しい」を頼まれたとします。資料を作成しただけで仕事を完了とする人か、資料を作成した上で送付状も作成し、封筒に入れて宛名を書くところまでやって初めて仕事を完了とする人とでは、評価が良いのは後者であることは明らかです。

このように仕事の依頼に対して先回りし、必要なことを考えて実行できる人は、一般事務職で採用されやすいです。

細かいところに気が付けるか

先に述べたように一般事務の仕事は多岐にわたっており、これといった正解やゴールはありません。依頼される仕事内容も多種多様ですが、依頼されることだけが仕事というわけでもないのです。

例えば切れかけている備品を補充したり、予定されている会議に必要な準備を事前に行ったり、たまったゴミを片づけたり…さまざまな職種の社員をサポートする仕事だからこそ、依頼されそうな仕事や必要になりそうな作業について頼まれる前に気が付ける人を採用したいと考えています。

協調性があり、融通が効く人

社会人の男女

一般事務職において、「協調性があるかどうか」というのは大きな判断材料になります。協調性には2つの意味があり、1つは一緒に働く周りのメンバーと協力して働けるかどうかということ。もう1つは、一緒に働く中で仕事の分担や業務の割り振りがうまくできるかどうかということです。

既存の社員と協力できるか

中途入社の採用を決める時にまず考えるのは、今いる社員とうまく協力してやっていけるかということです。特に、直接一緒に仕事をする人たちや直属の上司にあたる人とのバランスは非常に気にして採用を行っています。

例えば非常に高いパソコンスキルを持っていたとしても、上司になる予定の人よりあまりに年上であると採用をためらうでしょう。年齢のことだけではなく、社内の雰囲気に合うかどうか、チームのメンバーと衝突しないかどうか、男女のバランスはどうか…など、企業は転職者と既存社員との相性を見ています。

そのため、一般事務職で採用されやすい人は、ある程度どんな人とでも協調性を持って接することができるバランスの良いタイプです。誰と一緒に仕事をしても、きちんと報告・連絡・相談ができるような人は好まれやすいです。

反対に、気が強すぎたり、大人しすぎて口数が少なかったりするような人は採用されやすいとは言えません。もちろん一般論なので、そういうタイプの人を採用したいという企業もありますから安心してくださいね。

仕事に融通が効くかどうか

くどいようですが、一般事務職の仕事は多岐にわたります。そのため、「○○という仕事がしたい!」、「自分が得意なのは、○○という分野の仕事だ!」というこだわりの強い人は、ちょっと採用されにくい傾向があります。小さい仕事も、時にはつまらない単調な仕事も、一般事務社員で分担して引き受けてもらわなければならないからです。仕事のやりがいや大小、得手不得手に関わらず、融通を効かせて何にでも前向きに取り組む姿勢が見られる人は、採用されやすいです。

また、融通が効くかどうかという意味では、社員同士でフォローし合えるかどうかも重要です。一般事務職は女性社員も多く、子育てなど家庭の事情で急に休んだり早退したりする社員が在籍している企業も少なくありません。そういった事情のある人の仕事をフォローできるような人も、一般事務職としては歓迎されます。

まとめ

一般事務職の仕事は、決して派手ではありません。あえて言葉を悪くすれば、「誰にでもできる」ような内容の仕事がほとんどです。

しかし、その仕事は会社にとってなくてはならない仕事。誰かがやらないと会社が回っていきません。だからこそ、パソコンスキルや資格、経験よりも、今回ご紹介した「清潔感」や「丁寧な言葉遣い」、「相手の立場に立つ事」、「協調性」などの人間性に関わるスキルが強く求められるわけです。一般事務職で採用されやすい人とはつまり、人として総合的な能力に優れている人。

パソコンスキルや資格は1日では身に付きませんが、人としての能力を面接でアピールすることはそう難しくはありません。今回ご紹介した内容を参考にして、一般事務職への転職を成功させてくださいね。

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