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未経験から総務職・庶務職へ転職するために知っておきたいポイント

未経験から総務職・庶務職へ転職するために知っておきたいポイント

総務職や庶務職はどの企業にもかならず一つはあるポジションです。一方でその言葉からは業務のイメージがつきにくい職種でもあります。

実は総務や庶務は未経験であっても事務経験さえあれば比較的採用につながりやすい職種といわれています。また、未経験でも可能業務であるため、コストの高い正規職員ではなく、コストの安い非正規雇用の方を利用する、という企業も多いポジションです。

そこで今回は総務職・庶務職の業務内容と、勤務にあたってのポイント、非正規雇用から正規雇用へのポイントについてご紹介します。

1. 総務職ってどんな仕事?

オフィス

総務はその名前のとおり「総べて」の業務を行なう部署です。その業務領域は広く法務や人事、経理までも総務職が担当する場合もあるほどです。「事務職」といってイメージされるすべての業務は「総務」の範囲に入るといっても過言ではないかもしれませんね。

このため「総務」という名前がつく部署については未経験であっても、実は採用側の求める経験を有している場合も多く、未経験であっても事務経験があれば比較的入りやすい部署といえるかもしれません。

 

具体的な仕事内容

  • 物品購入
  • 設備の管理
  • 福利厚生
  • 雇用に関する書類上の手続き
  • コンプライアンス関係の監査
  • 社内イベントの企画
  • 社内報の作成
  • 受付業務

全社に展開されるような仕事や全社員に関係する業務も多く、社内への影響力の強い仕事といえます。総務部門の働きのいかんによって社員の働きやすさは大きく違ってくるとも言われています。

また、人事や法務、さらには経理なども業務範囲に入ってきますから、担当業務によって専門性を高めることもできる業務が総務職といえます。

 

2. 庶務職ってどんな仕事?

ポイントを紹介する女性

総務が会社全体の事務・雑務を取り仕切るのに対して、部署内の事務・雑務を行なうのが庶務職です。専門職の方やほかのメンバーのアシスタント的なポジションで働くことが多い仕事です。

営業部であれば基本的に営業アシスタント・営業事務という職があります。庶務という名前ではありませんが営業アシスタント・営業事務もまた庶務職といえます。このように「庶務課」のような部署が特に設けられていない例も多くあります。

 

雑務の割合が多い

総務に比べてコピーやお茶出しといった雑務の割合が多い傾向にあるとも言えます。このため、総務に比べてもさらに未経験での就業が容易なポジションといえます。

 

事務スキルや基本的なビジネスマナーは必須

とはいえ、ワード・エクセルといった事務スキルは必須で営業事務で張ればアクセスなどのデータベースツールの使用経験や入力の経験がある方なども重宝されるでしょう。来客対応や電話対応をまかされることも多く、社会人としての基本的なビジネスマナーが身についていることが求められます。

 

3. 非正規の総務職・庶務職から正社員への道

ヴィジョンと書かれた道

庶務職や総務職の業務の中には来客対応・電話対応や資料準備、データ入力など未経験であっても即戦力となりやすい業務が多数含まれます。これらは、未経験者であっても即戦力となりやすい業務といえます。

このため、このような業務をコストのかかる正規社員ではなくコストの安い非正規社員に担当させる企業が多数存在します。逆に言えば未経験で総務や庶務の正規雇用の職を見つけるのは少々難しいかもしれません。

 

経験や専門知識をつけることが非常に大切

とはいえ、正規雇用の求人も多数存在しています。総務職であっても庶務職であっても、担当業務についての経験を積むこと、そして専門知識をつけることが非常に大切です。

未経験でも入りやすいという職場は、非正規雇用も多い職場です。雑務を担当するアシスタントとして非正規で雇用された場合でも、きちんと業務をこなし信頼を得ることで業務範囲を広げることができます。

人手が不足し業務が飽和状態になる繁忙期や、人が増えたタイミングなどは業務範囲を広げる絶好のチャンスです。ぜひ積極的に業務範囲を広げていってくださいね。

また、手が空いた時には自分でできることはないか考えて行動することも大切です。中小企業が中心にはなりますが、最終的には非正規雇用から正規雇用へという道があります。

 

まとめ

現在の勤務先では正規雇用となることが難しい場合でも、時給の交渉や待遇の交渉ができる場合もありますし、業務範囲を広げて多くの経験を積むことは次に転職する際のアピールポイントにもなります。

庶務だから非正規だからとネガティブになるのではなく自分にできることは何か、メンバーが効率的に気持ちよく業務ルーチンを回すために必要なことは何かを考えて積極的に勤務に当たりましょう。

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