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初めて事務職に転職する場合に求められるスキルとは

初めて事務職に転職する場合に求められるスキルとは

希望の職種について尋ねると、「事務職を希望している」という方がたくさんいます。事務職の有効求人倍率は、全職種の平均と比較して著しく低い数値です。

つまり、事務職を希望する方が多いのに対して、事務職を募集する企業は非常に少ないという状況にあります。 IT化や自動化の影響で事務職に対する企業側のニーズは減っているにも関わらず、求職者の方が事務職での就業を希望するためです。

なぜ求職者の方は事務職を希望するのでしょうか。 また、事務職に求められるスキルとはなんなのでしょうか。狭き門をくぐりぬけて、事務職として内定を得る方と、何社にも履歴書を送りながらも採用に至らない方の差はどこにあるのでしょうか。

このページでは初めて事務職に転職する場合に求められるスキルについて説明していきます。

1.そもそも事務職とはどんな仕事を考える

キーボードを打つ女性

一言で「事務職」とはいっても、一般事務や営業事務、保険事務や医療事務、さらには貿易事務、コールセンターや受付業務、秘書など様々な職があります。
一般的にはあまり高度なスキルを必要とせず、定時帰社が可能でデスクでできる楽な作業といったイメージを持たれている方が多いように感じます。

しかし、本当に事務職は楽なデスクワークなのでしょうか?

事務職とはいっても、庶務、つまりは営業や専門職のアシスタント的に採用される場合も多く、その仕事は多岐にわたります

 

仕事はそこまで甘くない現状がある

一言でコピーをとるといっても、社内向けなのか社外向けなのか、会議資料なのか手持ち資料なのかで使う紙も閉じ方も異なるルールがある方が普通です。
メインの業務内容がOAワークだったとしても、使うソフトがオフィスばかりとは限りません。

会社によっては専門性の高いソフトやアプリを使用する場合もありますし、一般的なソフトの普段はあまり使わないような機能を高頻度で使用する場合もあります。

このほかにもファイリングや伝票処理や給与計算のような単純な入力作業やルーチンな作業、電話対応や来客対応、その他の雑用に至るまで、実に様々な仕事を優先順位順に並行的に処理していくことが求められます

 

2.事務職の転職活動は最初の問い合わせから始まっている

携帯片手にガッツポーズする女性

事務職の求人に対して応募(転職活動)を行なう場合、まず電話やメールで問い合わせを行ないます。(場合によってはエントリーから始まるケースもあるので、エントリーから気を引き締めていきましょう。)そのうえで、履歴書や職務経歴書などの応募書類をメールまたは郵送で送付します。

この問い合わせ、そして応募書類の送り方、あて名書きから、事務職の書類審査は始まっていると思ってください。

 

募集人数に対し、応募は”かなり”多いものと考えよう

ただでさえ、事務職の求人に対する応募者の数は多いのです。メールの書き方や電話の応答が出来ていない方を、あえて事務職で採用したいと思う企業はほとんどありません。誤字脱字も同様です。

たとえばデータ入力のような単純な入力業務を多く任せたいと思っている場合、誤字脱字はもちろん、書類の折り方や字の丁寧さなどもきっちり見ています。加えて、面接では身だしなみや言葉の使い方、わからないときにきちんと質問できるかなどをチェックします。

ただでさえ応募者の多い事務職を希望する場合、書類選考に通過することをまず目標として就職活動を行なうといいでしょう。どれほど応募者が多い場合で実際に面接を行なう人数はだいたい決まっていますから、面接までたどりつくことができれば、内定を得る確率はぐっと高まります

 

3.事務職に求められるスキルとは

スキル

初めて事務職に転職する場合に求められるスキルとはいったいどんなものでしょうか。一番はやはり、基本的なビジネスマナーを身につけていることです。

電話対応や来客対応などで、お客様や社外の方と社員の間を中継する役割を求められることも多い職ですから、事務職の方には相手に失礼のないように振る舞っていただく必要があります。

 

優先順位判断をするスキル

優先順位の判断を出来ることも大切です。事務職が繁忙期の補助要員を兼ねている場合、同時にいくつもの依頼が舞い込むことがあります。

納期があることですから、どの仕事を先に片づけるべきなのか、きちんと優先順位を付けて片付けていく必要があります。(ここが瞬時に行うことができれば、”デキる”事務職となります。)このほかにも、長期的なルーチンワークが得意なこと、整理整頓が得意で物品の管理ができることなども重要視されます。

 

臨機応変に対応デキルスキル

あまり目立たないことが多い事務職ですが、事務方の動き方ひとつでそのほかのメンバーの働きやすさは大きく変わります。だからこそ、臨機応変のスキルが必要だといえます。

また、自分の得意分野のスキルを高めていくことで営業事務から営業担当といったようにより専門性の高い仕事へ配置転換される場合もあります。転職活動を行なうにあたっては単に「事務職」というのではなく、スキルや専門性から将来へのビジョンが見えるようにすることが大切です。「事務職」をほかの言葉に置き換えられるよう、考えてみるといいでしょう。

 

前職のスキルも大限アピールする

一番大事なのはビジネスマナーとなりますが、面接者全員ビジネスマナーができている場合に面接官が次に目が行くことは、この人は何を行ってきたんだろう。事務職採用だけど、前職によっては応用が効くのではないか。

など、様々な観点から確認していきます。前職に行っていたことを具体的にかつ事例を交えて履歴書に書くとともに、面接時でもピールすることが大事です。

 

まとめ

いかがでしたか。事務職では専門性は高くないものの、いくつもの業務の並行処理や、臨機応変さなど非常に多くのスキルが要求されるのが事務職です。

転職希望者が多く有効求人倍率の低い職種ですから、数少ない席を数百人単位で取り合う、などということもざらに起こります。多数いるライバルの中から、内定を勝ち取るためにも、電話応答や書類送付などは最低限、絶対必要なことです。

また、単に「事務職」で終わらせるのではなく、どのような事務職か考えてみましょう。

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