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転職時の選考書類(添え状・送り方)3つの注意点

転職時の選考書類(添え状・送り方)3つの注意点

メールや求人総合サイト、エージェントを通じての応募が増えてきたとはいえ、履歴書や職務経歴書の郵送での送付を求める企業もまだまだ数多く存在します。

希望の求人で内定を得て転職を成功させるために、書類を送付する際に気を付けるべきポイントはなんなのか、またそれはなぜなのかご説明いたします。

1.添え状は必要か?

履歴書を書く女性

求人活動を行なっている企業のほとんどが、一次選考として行なうのが「書類選考」です。
求人総合サイト、エージェントを通じての応募や、メールでの応募が増えてきているとはいえ、郵送での書類提出を求める企業も数多く存在します。

書類を送付する際に、書類と一緒に送る書面に、添え状、カバーレターと呼ばれるものがあります。
添え状には自分の氏名・連絡先、応募にいたった簡単な経緯、同封した書類の内容などを1枚にまとめて書くのが一般的です。

ビジネスマナーや就職活動時のマナーの上では添え状は「必ず入れるべき」とされています。
一方で、添え状をもって選考を行なうわけではなく、選考書類以外は邪魔になるので不要だとする人事担当者の方もいらっしゃいます。

はたして添え状は本当に必要なのでしょうか?

添え状がないからといって不採用とすることはない

実際に中途の採用活動を行なっていると、添え状のない応募書類も多数みられます。
きちんとしたカバーレターが添えられた応募書類というのは、半数にも満たないのではないでしょうか。

多くの場合、市販の履歴書に付属の封筒に、履歴書と職務経歴書が封入されて送付されてきます。
もちろん、添え状がないからといって、不採用とすることはありません。

 

2.添え状をつけよう!

ポイントを紹介する女性

では添え状をつける意味はないのでしょうか?
選考を行なう際に、添え状の有無を気にすることはありません。

 

添え状の有無が決め手となる可能性がある

しかし、一方で採用担当者が最終判断に迷った際に、添え状の有無が効果的に働くことがないかというと、そうではありません。

書類選考、適性検査、面接等を行なっても、採用とすべきか不採用とすべきか迷う局面は非常によくあります。

決め手に欠ける場合、適性はありそうだが経験不足だと感じる場合、ニーズには合わないが人物評が大変良い場合、あるいは採用したいと思える人物が募集人数を越えていらっしゃる場合…、迷う理由はその時々で実に様々です。

そんな時、添え状の有無が最後の一押しになる可能性があるのです。

添え状に書くべきことは、実にシンプルで

  • 送信者の連絡先
  • 宛先
  • 送付内容

の三点です。一度、作成してしまえば他社に応募する場合にも転用可能です。
ただし、転用する場合は宛先や日付が間違っていないか、必ず確認してくださいね。

 

3.応募書類の送り方

ルールを教える女性

もう一つ、書類を送付するにあたってよく言われることに履歴書に付属の封筒は使ってはいけない、というものがあります。
これはなぜなのでしょうか?

定型封筒では書類が取り出しにくく不適切

市販の履歴書に付属の封筒は基本的に「定型封筒」です。
定型封筒の問題点は、履歴書だけであれば3つ折りで入れることができますが、問題となるのは職務経歴書です。

職務経歴書はA4サイズで作成されるのが一般的です。
一度、職務経歴書2枚と履歴書、そして添え状を封筒に入れてみればわかると思いますが、これらを定型封筒に同封しようとすると、紙の厚みが出てしまいなかなかきれいに封をすることは難しいのではないでしょうか。

封をする側が難しいと感じることは、封筒をあけて書類を出す側でも煩わしく感じるということです。
採用担当者側の作業性、つまり書類の取り出しやすさを考えれば、十分に余裕のある封筒を使用するべきです。
そのためには履歴書に付属の定型封筒では不適切なのです。

 

綺麗な状態で送られてきた書類は担当者の目を引く

多くの方が添え状なしで履歴書に付属している封筒で書類を送付してくる中、添え状があり折り目がつかないよう大きめの封筒に、クリアファイルなどで保護された状態で送られてきた書類はまず担当者の目を引きます。

中途の面接では人事担当者と担当部署の管理職とで採用活動を行なうことが一般的です。
担当部署の管理職に提示されるのはカバーレターを除いた履歴書及び職務経歴書だけということも多くあります。

しかし人事担当者が、書類の送付の仕方やカバーレターの丁寧さにふれること、そしてそのことが、採用・不採用を決める最後の一押しになる可能性は十分にあるのです。

 

まとめ

多くの方が添え状なしで履歴書に付属している封筒で書類を送付してくる中、添え状があり、かつ折り目がつかないよう大きめの封筒にクリアファイルなどで保護された状態で送られてきた書類が、担当者の目を引くのは確かです。

添え状も封筒も少し面倒に感じるかもしれませんが、企業の規模によっては採用か不採用かの最終判断を左右することもあり得ることを念頭において、気を抜かずに作成するようにしましょう。

ちょっとした手間を惜しまずに就職活動を行うことで、希望の織での内定を得られるといいですね。

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