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一般事務職への転職面接でよく聞かれる質問と回答例

一般事務職への転職面接でよく聞かれる質問と回答例

営業経験者、販売経験者、サービス業経験者…どのような職種の人でも転職の際に候補に挙げられることが多い職種といえば、「一般事務職」です。勤務時間や休日がある程度しっかり確保されており、デスクワークなので体力的にも続けやすいなど、特に女性にとってはメリットが多いイメージですよね。

しかし、実際には募集人数に対してかなりの人数の転職者が応募する人気職のため、入社は非常に狭き門となっています。

そこで今回は、未経験者が一般事務職への転職でよく聞かれる面接時の質問と回答例を中心に、面接におけるポイントについてご紹介します。

一般事務職への転職の面接で必要なこと

転職エージェントに相談する女性

一般事務といえば、経理事務や貿易事務などと違って特別な資格やスキルを必要とされないことがほとんどです。逆に言うと、「特別ではないスキル」に対しては総合的な能力が求められる傾向にあります。

この「特別ではないスキル」とは、身だしなみ・ビジネスマナー・コミュニケーション力の3つです。面接ではまずこの3点についてチェックされていることを意識しましょう。

 

身だしなみ

「一般事務=パソコンに向かってひたすら仕事をする」、「人と接することはない」とイメージされている方がもしおられたら、それは大きな間違いです。

会社によっては一般事務職の人が来客対応をしていますし、お客さまからの電話対応もあれば、業者の人と顔を合わせる機会も多いです。お客さまから見られることも多い一般事務職の社員が、身だしなみがだらしなかったり不潔であったりすると、会社としての印象は非常に悪くなります。身だしなみの清潔さは、面接で第一に見られるポイントです。

 

ビジネスマナー

また、最低限のビジネスマナー、例えば敬語やあいさつ、電話の出方、ビジネスメールの打ち方などを知っているかどうかも、大切なポイントとなります。

 

コミュニケーション能力

そして、コミュニケーション力については最も重要視されていると言えます。一般事務の仕事は毎日のルーティンワークの他に、社内・社外問わず色々な立場の人から仕事の依頼を受け、場合によっては別の人に確認を頼んだり、伝言を残したり、電話やメールで連絡を入れたりすることが多い仕事です。

そこで大切なのが、コミュニケーション力。どのような立場の人とも、上手に報告・連絡・相談ができる人が求められます。相手とコミュニケーションをうまくとれるかどうかは履歴書からはわかりません。面接でしっかり見られていることを意識しましょう。

 

よく聞かれる質問と回答例

男性面接官

それでは実際に、一般事務職の面接においてよく聞かれる質問と回答例についてご紹介します。何パターンか用意していますので、ご自身の状況に合わせて参考にしてみてください。

 

「なぜ一般事務職を選んだのか?」

実際には勤務時間や休日の条件、体力的なことから一般事務職を選択する人も多いと思いますが、面接でそのまま正直に言うわけにもいかず、案外困ってしまうこの質問。こういった質問こそ、アピールに変えられるような回答をしたいものですね。

【回答例】

「これまでは営業職として、会社の売上げ目標を達成することを第一に考えて仕事に取り組んできましたが、私はそれよりも「人をサポートする」ことに向いていると気が付きました。もちろん営業職も、商品を通して誰かに喜んでもらったり、満足してもらったりすることのできる仕事です。しかし私は、より身近な存在の人たちを縁の下で支える事務職という仕事への転職を決意しました。」

→事務職未経験の方にとって、前職での経験を通して学んだことや、自分の得意なこと、向いていることを同時にアピールできる言い回しはおすすめです。この回答例は、「なぜ前職を退職したか?」といった質問にも使えます。

 

「御社の●●という事業に関心を持っています。御社で業務を裏側でサポートする事務職として会社を支えることで、私自身も事業を通して社会に貢献していきたいと考えたからです。」

会社情報をしっかり勉強してきたという事がアピールできると同時に、仕事に対する前向きな姿勢を伝えることができます。事業内容だけではなく、企業理念やその会社の製品について言及することもできますね。

 

「パソコンスキルはどの程度ありますか?」

大前提として、その会社で必要とされるパソコンスキルについて理解しておきましょう。例えば主にパワーポイントを使った仕事での面接で、エクセルスキルについてアピールしてもあまり意味がありません。また、出来るだけ具体的に伝えることも大切です。

【回答例】

「前職は販売職でしたが、エクセル・ワード・パワーポイントを使用して売上や目標の管理、シフト表の作成、店頭POPの作成などを行っておりました。特にエクセルをよく利用しており、本部から送信される売り上げデータからグラフを作ったり、見やすく表に作り替えたりして、店舗の売上を管理できるようにしていました。御社での仕事でもお役に立てると思います。」

→例えば前職が販売職であっても、パソコンを全く使わない職場はないと思います。パソコンスキルについては、資格やスクールで勉強した経歴よりも実務経験を重視されることが多いです。自分がどの程度パソコンを利用していたかを、このように具体的にアピールすることが大切です。

 

「仕事でパソコンを使用した経験はありませんが、職業訓練校でワードとエクセルの基礎研修を受講しました。現在も独学で勉強中です。入社後も必要なスキルを身につけられるように勉強を続け、1日でも早く戦力となれるよう努力するつもりです。」

パソコンスキルがほとんどないという人は、自分で勉強していく姿勢を見せましょう。訓練校に通うのが難しければ、「本を買って勉強している」というだけでも良いのです。自分なりに努力しているという事実と、入社後もその努力を続けていく気持ちをアピールしましょう。

 

「自己PRをお願いします。」

自分のこれまでの経験や長所についてアピールできる質問ですが、ちょっと注意が必要です。自分のアピールできる長所が、その会社が求めている人材とマッチしているかどうかがポイントになるからです。

【回答例】

「営業リーダーとして部下をまとめ、チームの売上管理も担当して○○円という高い売上目標を達成しました。御社でも、このリーダーシップが発揮できるよう頑張ります。」

「コンビニのアルバイトではレジ業務を担当していましたが、私の担当するレジはいつもミスがないと店長に評価してもらっていました。丁寧に作業することはもちろん、どれだけ忙しくても確認を怠らないタイプです。」

→この2つの自己PRのうち、『素早く正確にデータを入力する仕事のできる人』を採用したい企業が評価する自己PRはどちらでしょう?職歴としては前者の方が素晴らしいものかもしれません。しかし、この企業が求める人材の適正にマッチしているのは後者です。

反対に、「将来的には事務スタッフ全体をまとめるポジションで活躍して欲しい」といった募集の場合は、前者の自己PRはかなり強いです。
このように、求められている人材のスキルに応じた自己PRを考えるようにしましょう。

 

「前職のアパレル販売では特に役職についていたわけではありませんでしたが、店長がいない時には代わりの仕事を引き受けたり、新人が入ってきたときにはすすんで声をかけたりと、どのような立場の人ともうまくコミュニケーションをとって仕事に取り組んでいました。」

一般事務職で必要とされる「コミュニケーション力」をアピールできる回答例です。どのような企業にもうける内容でしょう。

 

「前の会社では、ルーティンワークが早く終わってしまうとすることがない日もよくありました。しかし私は、そんな時こそオフィスの掃除や片づけをしたり、他の人の仕事をすすんで手伝ったり、業務マニュアルの作成に取り組んだりと、自ら進んで仕事を見つけ、会社の役に立てるよう努力してきました。」

積極的に仕事に取り組む姿勢をアピールできます。一般事務の仕事は人から頼まれて仕事をするものが多いですが、だからといって受け身でいいわけではありません。細かいところにも気を配って仕事のできる人が重宝されるので、喜ばれます。

 

まとめ

一般事務職への転職でよく聞かれる面接時の質問と回答例をピックアップしてみましたが、イメージはつきましたでしょうか?希望者が多い一般事務職の転職は、確かに事務経験がない方は不利かもしれません。しかし、このように面接できちんとポイントを押さえた回答をすれば、場合によっては経験者より良い印象を持ってもらう事も可能です。

企業の仕事内容や求められているスキル、人材をよく研究し、万全の準備を整えて面接に挑みましょう。

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