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新卒採用で内定辞退するときの完全マニュアル

新卒採用で内定辞退するときの完全マニュアル

就職活動において内定を得るためには、多くの企業を同時に受けていく必要があるにも関わらず自分が行くことができる会社は1つしかありませんよね。

内定を貰えることはうれしい事ですが、内定を貰えた数だけ内定辞退をしなければなりません。起業によっては、すんなり受け入れてくれる所もあれば、辞退した際に激怒されるなんてこともあります。

そのため、内定辞退の際も気を抜かず相手に失礼のないような対応をする必要があります。

今後の人間関係を良好にするためにも、内定辞退のポイントをしっかり押さえておきましょう。

1.内定辞退はいつまでにするべきか

頭を下げる男性

内定を沢山もらった際に、内定辞退はいつまでに行えば良いのでしょうか。中には内定承諾書を出してしまったからもうこの会社に行くしかないと思われている方もいらっしゃると思います。ではいったいいつまでなら辞退できるのでしょうか。

 

内定辞退の法的期限は入社2週間前まで

内定を辞退できる期限には法的なものが定められています。その期限は、入社(4月1日)の2週間前です。なぜなら、民法で「雇用契約は解約通知をしてから2週間で解約になる」と決められているからです。

ですが、これは最悪の場合です。内定を辞退するまでに様々な事情があったのであれば仕方ありませんが、法的には大丈夫でもギリギリですと企業側に迷惑をかけてしまいます。

 

入社直前の内定辞退は一番ダメ

入社直前に内定を辞退する本来は内定式前までが望ましいことは、最悪の場合以外は絶対に行ってはいけません。内定の2週間前までに言えばいいやと連絡を先延ばしにするのが一番ダメです。

法的には2週間前まで辞退可能だとしても通常では入社ギリギリのタイミングで辞退することはほとんどありません。そのため、企業側が内定辞退を認めないケースもあるため注意しておきましょう。

 

本来は内定式前までが望ましい

一般的な内定辞退の期限がいつまでなのかち言うと「内定式の前まで」と言われている事が多いです。就活生にもこの考えは浸透しており内定式までに内定辞退しておけば認めてもらえないケースはほとんどありません。

というのも、内定式後に企業側も受け入れの準備を始めるからです。タイミングとして企業側に迷惑をかけずに内定を辞退できるのが内定式前までなのです。

 

内々定がでた月内が無難な期限

企業にもよりますが、内定式の前に内々定の承諾書の提出を求める企業も存在します。内定承諾書は解除できるものもありますが、あくまでも契約となるので、できるのであれば承諾書を提出する前に返事をしておくのが良いでしょう。

社会人になると契約の重さや信用問題という物は大きく関わってきますし、非常に重要なものです。これから社会人になるのであれば、責任ある行動を企業に示しましょう。その責任あるタイミングは内々定がでた月の終わりまでという事になります。

 

最も望ましいタイミングは内定後~5日まで

内定辞退ができる期限は、入社日の2週間前までと長いですが、最も望ましいとされる期限は内定をもらってから5日までです。会社としても入社の準備が必要ですし、早く辞退すればその分再募集の準備も行うことができるため企業側が一番負担にならない期間でもあります。

企業側が最終募集の場合や内定式を過ぎての採用の場合は引き止められることも多いため内定後すぐに辞退しても迷惑をかけてしまう場合もあります。

 

内定辞退は1日でも早く連絡しよう

結局、自分の気持ちが決まり次第1日でも早く辞退するというのが一番良いタイミングになります。社会人となると与えられる期限は短いです。

その期限をできるだけ守るようにしましょう。内定辞退を考えるのであれば、出来る早く辞退するようにしましょう。

2.内定辞退する際の伝え方とは

顎に手を当てて悩む女性

企業の内定を辞退しようときめたとしても、そのように連絡するべきなのかわからず困っている人も多いのではないでしょうか。内定辞退なんて経験がなければ方法もわかりませんよね。

ではどのような方法で何に気をつければ良いのでしょうか。確認しいていきましょう。

 

内定辞退は電話でするべき

内定辞退をどのような方法で行うのがマナーなのかというと、電話での連絡がベストです。メールでも手紙でもなく電話が最も良いのです。電話で内定辞退をした方が良い理由を以下にまとめました。

  • 一番確実に伝える事ができる
  • 直接謝罪する方が誠意は伝わる
  • 相手の怒りを抑えられる

以上の理由から、電話での謝罪がベストになります。電話をすれば確実に相手に伝える事ができますし、電話越しでも謝罪の言葉を伝える事ができるため一番納得してもらえやすいのです。

 

電話での内定辞退の流れ

内定辞退をするには電話の方が良いと言われても具体的に何を話せば良いかわかりませんよね。そんな悩める就活性のために電話対応の流れを以下にまとめてみました。電話を掛ける前に一読しておきましょう。

  1. 名前を名乗り、担当を呼び出す
  2. 本題に入る前に相手が電話に対応できるか確認する
  3. まずは率直に用件を述べる
  4. 辞退理由を「聞かれた場合」答える
  5. 内定辞退の理由を聞かれたら正直に答えよう
  6. 電話のみの連絡になったことへ一言お詫びをしておく
  7. 最後に改めてお詫びをする

流れとしては以上の通りです。では具体的に見ていきましょう。

 

1.名前を名乗り、担当を呼び出す

「私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。お忙しい所恐縮なのですが、人事部採用担当課の〇〇様をお願いできますでしょうか。」

まずは、自分の名前を名乗り相手を呼び出しましょう。

 

2.本題に入る前に相手が電話に対応できるか確認する

担当に変わった場合に時間があるか採用担当の方にも確認しましょう。

「お疲れ様です。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇〇様、ただ今お時間よろしいでしょうか。」

時間が大丈夫ということを確認した後に用件を話しましょう。忙しい場合などは、折り返しの電話になる場合もあるため、相手の時間を確認することは非常に重要です。

 

3.まずは率直に用件(内定辞退)を述べる

「大変申し上げにくい事なのですが、この度は御社より頂きました内定を辞退させて頂きたいと思い、ご連絡させて頂きました。」

言いにくい事なので、用件を言う前にあれこれと話をしてしまいがちですが相手は仕事中の時間を割いて電話に出てくれています。そのため、なるべく完結に述べるようにしましょう。

 

4.辞退理由を「聞かれた場合」答える

内定辞退の理由は採用担当から聞かれない場合は無理に応える必要はありません。しかし、聞かれた場合はしっかりと答える必要があります。

過度な質問攻めにされた場合は「これ以上の回答は控えさせてください」と断ることも大切です。内定先を伝えることも義務ではないので、あまり答えない方が良いかもしれません。

 

5.内定辞退の理由を聞かれたら正直に答えよう

内定辞退の理由を聞かれることがほとんどですので、あらかじめ理由を用意しておきましょう。正直に答えることで誠意をみせましょう。他社から貰った内定を受諾する、留学を理由に内定を辞退するなど辞退の理由は様々あると思います。

しかし、その場しのぎの嘘はできるだけつかないようにしましょう。なぜなら、その企業が数年後にクライアントやビジネスパートナーになる可能性があるからです。そのため、その場しのぎの嘘はつかない方が賢明です。

 

6.電話のみの連絡になったことへ一言お詫びをしておく

「本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡差し上げました。誠に申し訳ありません。」

電話での連絡になってしまった事を謝罪しておきましょう。後日対面での謝罪を要求する企業はほとんどないかもしれませんが、万が一直接謝罪して欲しいと言われた場合は素直に応じましょう。

 

7.最後に改めてお詫びをする

「貴重なお時間を頂きながら、このような形となり大変ご迷惑おかけしました。お忙しい所失礼いたしました。」

電話を切る前に改めて謝罪をしましょう。そして、相手が受話器を置いて電話を切ってからこちらも電話を切るようにしましょう。最後まで、低姿勢を保つことがポイントです。

3.内定辞退に関する不安点や疑問

椅子に座って悩む女性

初めて、内定辞退をする際には不安に思う事や疑問点などあると思います。そんな疑問点を一つずつ解消していきましょう。

 

内定承諾書を提出後に辞退できるの?

結論から言うと、内定承諾書を提出した後でも内定を辞退することは可能です。これから社会人になるにも関わらず、この対応はいかがなものかと思う人もいるかもしれません。

ですが、会社を決めることは自分の人生を決めることでもあります。そのため、やむを得ない事情の場合は仕方ありません。自分の未来を大切にしてください。

 

内定辞退の連絡は電話だけでいいの?

内定を辞退するのは、電話だけで問題ありません。ですが、一番良いのは電話をしてから手紙を送ることです。電話連絡だけでなく、手紙でお詫びをするとより誠実な印象になります。

 

内定辞退をお詫びする手紙のポイントとは

手紙を書くにあたっても、マナーを間違えていれば逆に失礼になってしまいます。そのため、以下の点を意識するようにしましょう。

  • 文章はできるだけ手書きで書く
  • 文章が縦書きで書く
  • 丁寧な文字で書き、修正液などは使用しない
  • 便箋は白地で縦書き対応の物を使用

以上の点は必ず守るようにしましょう。これさえ守れば後は内容を書いていくだけです。

 

電話の時間は何時が良いの?

電話をかけて良いタイミングは、10:00~12:00,14:00~16:00の時間帯が最も繋がりやすいです。また、相手から時間の指定がある場合はその時間を必ず守りましょう。

電話をかけてはいけない時間は、就業時間以外の18:00~9:00の間、9:00~10:00,12:00~14:00,16:00~18:00の間は相手が仕事で忙しい場合や会社にいない可能性が高いです。そのため、電話は控えるようにしましょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。内定辞退をする機会は誰しもあります。

できるだけ早く連絡をいれること、礼儀と申し訳ない気持ちを忘れない事ができれば、相手もきっと理解してくれます。

自分の人生を大きく変えるのが就職です。相手に怒られるから、内定承諾書を提出してしまったからというように他人に左右されるのではなく、自分の気持ちで自分の将来を決めましょう。

自分の気持ちに正直に生きると必ず思い描いている未来に辿り着くことができますよ。

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