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オフィスワーク未経験の女性がオフィスワークに転職する際の注意点

オフィスワーク未経験の女性がオフィスワークに転職する際の注意点

転職を考える女性の中には、今までは現場でバリバリ働いてきたけど、年齢を重ねるにつれ体力的にしんどいし、家庭と仕事を両立させるため、次の就職先の候補としてオフィスワークの仕事を選択することが多くなっています。ですが、ある程度の年齢でオフィスワークに転職となると、少しハードルを高く感じてしまい、転職を諦めてしまう方もいます。

そこで、このページではオフィスワーク未経験者がオフィスワークに転職する際の注意点をご紹介しますので、この記事を参考に是非オフィスワークへの転職にチャレンジしてみてください。

1.オフィスワークの業務内容と人気の職種とは?

本棚から顔を覗かせる女性

女性全世代に絶大な人気を誇るオフィスワーク。今まで接客のお仕事をされてきた方には、一体オフィスワークとはどんな仕事なのかイメ ージしずらいですよね。そんな人の為にオフィスワークとは具体的にどんなことをするのかご紹介いたします。

 

基本的にパソコンを使った業務内容

オフィスワークには色々職種がありますが、全てに共通して言える業務内容は、パソコンを使用した業務内容ということです。 接客業などではパソコンを使用する頻度が少ないですが、オフィスワークとなると始業から就業までずっとパソコンと向き合って業務するこ とになります。1番求人募集が多い一般事務の業務内容は会社により異なりますが、一般的には伝票入力・書類整理・電話対応・事務用品発注・その他 雑務などが主な業務内容となります。

比較的業務内容が簡単

専門的な職種でない限り、1度覚えれば簡単にこなせる事が多いです。多少の応用力は必要ですが、1度慣れてしまうと苦ではありません 。

 

オフィスワークにはどんな職種があるの?

オフィスワークには専門的なものから比較的簡単な業務内容の職場までたくさん種類があります。どんな職種があるかご紹介します。

  • 一般事務
  • 営業事務
  • 経理事務
  • 受付事務
  • 貿易事務
  • 医療事務

上記に記載した職種は一例であり、オフィスワークの種類はたくさんあります。 職場によっては難しいデータ入力が必須であったり、経理事務なら簿記の資格または知識が必要だったりするため、きちんと求人情報で 確認することが大事です。 また、一般的に事務職は定時で帰れることが多いです。趣味がある人や、家庭があり働ける時間が限られている人にとっては定時退社はありがたいです。その為、企業が事務職の求人を出すと応募が殺到するなんてこともしばしばあるようです。

 

初心者にオススメな人気の一般・営業事務の業務内容とは?

一般事務の業務内容は、オフィスの庶務全般をすることです。資料作成や電話・メール応対、郵便物の仕分けやファイリングなど、とにかく何でもします。1つだけの業務に集中したい、という人には不向きかもしれません。また、営業事務の業務内容は、主に営業さんのアシス タントです。営業の方が外回りをしているときにできない事務的な業務を営業事務が変わりにします。営業担当者とペアになって仕事をするため、気が合わない担当者と仕事をすることになった場合、スムーズに仕事ができなくなる可能性があります。

気配りができる人はみんなから頼りにされる

オフィス全体のことをするので、必然的に色んな人から頼られることが多いです。何か頼みごとをされる前に、自ら動くことができる人はみんなから好かれます。

 

2.オフィスワークに転職するあたっての注意点とは

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融通が利き、比較的働きやすいオフィスワークですが、未経験の人が転職を希望する際に知っておいてほしい注意点がいくつかあります 。しっかり把握して転職を成功させてください。

 

ワード・エクセル・メールソフトだけは使えないと不利

オフィスワークでは会社独自のシステムを使っている場合を除き、ワードやエクセルを使ってデータ入力することが多いです。 また、取引先と連絡を取り合うのにメールを使えることは必須です。 なのである程度の知識がないと採用が難しいので、プロフェショナルになれとは言いませんが、勉強する時間を確保して少しでも知識を増やしましょう。

ブラインドタッチはできるようにしておきましょう

オフィスワークはパソコンを使いますから、ブラインドタッチは必須です。ある程度の入力ができないと、ひとつの業務をするのに人の倍以上時間がかかってしまう場合があります。オフィスワークに転職したいのであれば、最低限ブラインドタッチはできるようになっておくのがベターです。

 

ビジネスマナーを身に着けておかなければならない

オフィスワークといっても客先とコミュニケーションをとる機会がたくさんあります。例えば来客時にお茶を出したり、電話応対をしたり、窓口対応をする時です。最低限のビジネスマナーを身に着けておかないと、自分自身が恥ずかしい思いをするだけでなく、客先を不快にさせてしまう可能性もあるので、事前にしっかり勉強しておきましょう。

 

細かい作業が苦手な人には不向き

オフィスワークは細かい作業をすることが多いです。さらにそこにスピードと正確性が求められるため、そこら辺が苦手な人にとっては苦痛になるでしょう。

 

入社してみないとオフィスの雰囲気が分からない

オフィスは関係者以外立ち入れないので、事前にオフィスの雰囲気を確かめることができません。 条件が良いところに転職できても、いざ働いてみると人間関係がギスギスしていたりすることがあります。

 

オフィスを外から見てみることも必要

人間関係は入ってみないと分からないですが、直接企業が入っているビルを事前に確認することで分かることがたくさんあります。 例えば、ビルの外観を見るだけでオフィスの清潔感が分かります。一概には言えませんが、古いビルなどは専用の喫煙所がない場合が 多く、非喫煙者にとっては辛い場合があります。 また、トイレの清潔さもなんとなく外観で分かりますで、できれば面接を受ける前に1度オフィスに足を運んだほうが良いでしょう。

 

事務的な資格は実務経験がないと役に立たない場合がある

学生の時に簿記検定などの事務的な資格を取っていたとしても、実務経験○年以上と求人欄の条件に記載されていることが多いので、 資格をもっているからと言って優遇されるなんて考えは捨てましょう。やはり強いのは実務経験がある人、というのが現実です。

 

定時で帰れない会社もある

多くの場合、定時で帰れることの多いオフィスワークですが、職場により毎日残業…なんてこともありえます。原因としては、単純に人員不足が原因で残業がある場合が多いです。ギリギリの人数で業務をまわしている場合が多く、1人が休むと業務が著しく滞ったり、誰かが産休となると 長期間仕事の負担が増えます。その場合、今いる人で仕事をさばくしかないので必然的に残業が増えることとなります。時間に制限がある人などは入社する前に残業に関して確認することをオススメします。

 

3.経験者と履歴書で差をつけられないためには?

勉強する外国人女性

募集要項に未経験歓迎と記載があっても、実際は接客業からのオフィスワーク転身は企業側は懸念する場合が多いです。履歴書の段階 で落とされるのはすごく悲しいですよね。少しでも面接する機会をいただくために、経験者に負けない素敵な履歴書を作成しましょう。

 

履歴書の志望動機は掘り下げて記載すべき

未経験者を採用すると、イチからオフィスワークの基礎を教えなければならないため、即戦力になるまでに時間がかかるということと、ビジネスマナーがなっていない場合が多いという理由で履歴書を送った段階で落とされることが多いです。そんなことにならないように、志望動機は誰よりも熱意を持った文章でやる気をアピールすることが肝心です。抽象的な言葉ではなく、具体的に志望動機をしっかり書きまし ょう

 

接客業経験でアピールできることとは?

これまで、接客業を行ってきた人は、接客業での経験を面接でアピールすると良いでしょう。オフィスワークと接客業は対極の関係ですが、接客経験で培ったスキルをアピールしてポイントアップすることは可能です。面接官にウケ が良いスキルは、協調性やコミュニケーション能力があることをアピールすることです。企業としては、協調性がない人を入社させることは 会社の雰囲気を悪くする原因になりますし、最悪の場合誰かを退社まで追い込むというようなことになりかねないので大きなリスクを伴いま す。また、客先と話す機会がある職場では、コミュニケーション力がない人だと相手側の機嫌を損ねてしまう可能性があります。ですので 接客業の経験はとても大きなアピールポイントになります。

 

書類送付は丁寧すぎるくらい丁寧に扱わなければならない

事務経験がある人は、書類送付1つに関してもすごく丁寧です。なぜならオフィスワークで初めに先輩から学ぶことは、「誰かに何かを渡したり確認して頂く際は、親切すぎるくらい相手が分かりやすいように整えてから提出しなさい。」と教えられるためです。経験者は当たり前に書類を丁寧に扱うことができるので、そこで差をつけられないようにしましょう。

 

履歴書送付のポイント

書類を丁寧に扱うというのが具体的にどういったことか分からない人のために、ポイントをお伝えいたします。

  • 履歴書は必ずクリアファイルにいれて送付
  • 証明写真はキレイに切ってまっすぐ貼る
  • 履歴書だけ送るのではなくきちんと送付状をつける
  • 書類の順番は送付状に記載した順番に入れる
  • 間違えたら書き直し、絶対に修正液など使わない

やはり履歴書を見る企業側からしても、丁寧に作りこまれている履歴書を送ってきれくれた人は良い印象を受け、仕事もきっちりできる人なのだと思ってくれます。丁寧に書類をまとめることは、これからの社会人人生の中で必要不可欠になってくるので、今のうちに癖付けておきましょう。

まとめ

座って仕事ができるオフィスワークは体力的には立ち仕事に比べてすごく楽なので、体力的にしんどくなってきた人にはとてもオススメの 職種です。ですが長年接客業界で生きてきて、突然オフィスワークに転職となると難しいことも多いですよね。なので後々オフィスワークで の勤務を考えている人は、早めの転職をオススメします。年齢があがるに連れ、採用されることが難しくなっていくためです。オフィスワークへの転職を成功させるためには、経験者の何倍も努力しなければならないかもしれませんが、すごく続けやすい仕事なので努力してみる 価値があるはずです。オフィスワークにも色々な職種があるので、自分の性格に合った業務内容の職場に転職しましょう。

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